Quản lý phòng khám bằng phần mềm là một nhu cầu thiết yếu hiện nay với hầu hết các loại hình phòng khám. Từ Phòng khám đa khoa lớn được đầu tư bài bản đến các phòng khám vừa, phòng khám nhỏ, phòng khám chuyên khoa đều cần ứng dụng phần mềm.

Phần mềm quản lý phòng khám được ứng dụng hợp lý sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý, trong khám chữa bệnh và đặc biệt đem lại tiện ích lớn cho bệnh nhân.

Vậy để làm thế nào để lựa chọn cho phòng khám của mình một giải pháp phù hợp?

1. Chất lượng sản phẩm

Rất nhiều khách hàng khi gọi đến các nhà cung cấp phần mềm câu hỏi đầu tiên họ đưa ra là sản phẩm đó bao nhiêu tiền? Đúng là kinh phí đầu tư rất quan trọng, tuy nhiên đầu tiên chúng ta hãy dành thời gian tìm hiểu về sản phẩm mà đơn vị cung cấp đã.

Hiện nay thị trường phần mềm y tế trong đó có phần mềm phòng khám không có nhiều các nhà cung cấp có sản phẩm chất lượng và dịch vụ tốt. Rất nhiều sản phẩm mới ra đời theo đơn đặt hàng riêng lẻ của phòng khám nào đó được thực hiện bởi một cá nhân, một nhóm hay một công ty nhỏ không chuyên về công nghệ thông tin trong y tế thực hiện. Sản phẩm không có quá trình phát triển và trải nghiệm qua nhiều khách hàng nên chắc chắn không tối ưu và dịch vụ hỗ trợ kèm theo không có hoặc hỗ trợ không tốt.

Các bạn nên nêu rõ yêu cầu với nhà cung cấp, yêu cầu tư vấn phù hợp với nhu cầu quản lý và khả năng đầu tư. Yêu cầu cho xem demo phần mềm và cung cấp danh sách các phòng khám có sử dụng cùng phiên bản đã từng triển khai thành công để tham khảo? Trên cơ sở những vấn đề đó chắc chắn quý khách có thể đánh giá được sản phẩm có phù hợp với đơn vị mình hay không

2. Kinh nghiệm triển khai và dịch vụ hỗ trợ

Nên chọn đơn vị triển khai là các công ty có thông tin rõ ràng, có năng lực triển khai thể hiện qua việc triển khai thành công nhiều dự án và thời gian triển khai đào tạo nhanh, cung cấp đủ các công cụ hỗ trợ sử dụng.

Phần mềm quản lý trong ngành y tế có đặc thù quan trọng là chạy realtime, tức là sử dụng liên tục trong thời gian thực tại thời điểm khám chữa cho bệnh nhân và hoạt động đồng bộ các phòng ban.Vì vậy nếu phần mềm xảy ra sự cố đặc biệt là giờ cao điểm - đầu giờ sang mỗi ngày mà thời gian khắc phục không kịp thời thì hệ thống sẽ bị ảnh hưởng từ tiếp đón, thu ngân, bác sỹ khám, cận lâm sang, dược… Vậy nên sản phẩm ổn định và chính sách cũng như năng lực hỗ trợ tốt của nhà cung cấp phần mềm có ý nghĩa vô cùng quan trọng.

Một yếu tố nữa là khả năng mở rộng của sản phẩm. Ở thời điểm đầu tư chúng ta thường chỉ đầu tư những phân hệ cần thiết khi đó, tuy nhiên phần mềm là sản phẩm công nghệ thông tin vì vậy luôn có sự cập nhật về công nghệ, cập nhật về biểu mẫu khi thay đổi chính sách (nhất là với bảo hiểm y tế), đặc biệt là khi quy mô phòng khám tăng lên nhu cầu quản lý ở mức độ khác, phần mềm phải đáp ứng được khả năng tích hợp, mở rộng thêm mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu cũ đã làm từ trước. Các phân hệ có thể mở rộng thêm như hệ thống chăm sóc khách hàng thông minh, hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống hiển thị… Với các sản phẩm có uy tín sẽ có sẵn những phân hệ đó và đều có khả năng tích hợp linh hoạt vào hệ thống cũ.

3. Uy tín của nhà cung cấp

Hiện nay trên thị trường có 2 nhóm sản phẩm rất dễ để nhìn nhận:

- Nhóm sản phẩm của các công ty uy tín đã triển khai nhiều cơ sở y tế và sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, các sản phẩm được đầu tư theo hướng chuyên sâu và tối ưu hóa, hệ thống chăm sóc và hỗ trợ khách hàng được xây dựng bài bản. Chi phí của sản phẩm của các đơn vị này cũng rất hợp lý, cân bằng giữa chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ và giá cả.

- Nhóm sản phẩm của các cá nhân, nhóm hay công ty nhỏ mới tham gia thị trường phần mềm y tế. Hầu hết do năng lực cũng như chất lượng sản phẩm, khả năng hỗ trợ hạn chế và định hướng không rõ ràng cho sản phẩm nên thường có xu hướng bán hàng bằng mọi giá. Với nhóm sản phẩm này khách hàng cần hết sức lưu ý khi tìm hiểu và lựa chọn.

Tóm lại việc tìm hiểu và lựa chọn sản phẩm phần mềm quản lý phòng khám là công việc không dễ dàng đòi hỏi sự đầu tư thời gian để tìm hiểu trước khi quyết định đầu tư. Việc lựa chọn phải sản phẩm yếu kém dẫn đến rất nhiều hệ lụy như mất nhiều thời gian cho sản phẩm không dùng được, mất chi phí đầu tư, tạo tâm lý ức chế mệt mỏi cho cả người dùng và người đầu tư.

Chúc các bạn tìm được một phần mềm ưng ý phù hợp với phòng khám của mình!