Đối với hầu hết các bác sĩ, việc lựa chọn được một hệ thống
thông tin để quản lý bệnh viện của mình là một nhiệm vụ hết sức khó khăn. Chọn
đúng, hệ thống đó không những giúp bệnh viện giảm chi phí mà còn nâng cao chất
lượng, chọn sai thì cái giá phải trả là rất đắt, không những tốn tiền để mua
một hệ thống không dùng được mà còn tốn chi phí khắc phục hậu quả, lãng phí
thời gian... Vậy làm sao để tăng khả năng chọn đúng giải pháp?
Sau đây chúng tôi xin trích dẫn một bài phỏng vấn của Nhịp sống số với ….. (bọn
em điền tên khách hàng vào) về những mong muốn cũng như thắc mắc của họ trong
quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình khám chữa bệnh:
Tính năng của
phần
mềm
đầy
đủ, đa dạng và thân thiện với người dùng
Tiếp nhận bệnh
Chức
năng này cho phép phòng khám tiếp nhận bệnh nhân, tìm kiếm hồ sơ thông tin bệnh
nhân, chỉ định các dịch vụ theo yêu cầu của bệnh nhân… Chức năng này cần đơn
giản (càng ít thao tác càng tốt) để bệnh nhân không phải đợi lâu, nhưng lại cần
phải đầy đủ thông tin. Bạn nên xem xét thật kỹ chức năng này, vì khâu tiếp nhận
cần nhanh chóng, tiện lợi, tránh các câu hỏi lặp đi lặp lại, thì cảm giác hài
lòng của bệnh nhân (khách hàng) càng cao.
Thu ngân
Đây
là một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống, nó vừa cần đảm bảo
chống thất thoát, biển thủ, vừa cần phải đơn giản hóa thủ tục. Thủ tục càng đơn
giản, càng nhanh gọn càng tốt. Vì vậy bạn cần phải tìm hiểu rõ cơ chế hoạt động
của chức năng này trong hệ thống, phải chắc chắn rằng chức năng thu ngân trong
hệ thống bạn đang xem xét thỏa mãn được những tiêu chí kể trên.
Quản lý cận lâm sàng
Kết
quả khảo sát cận lâm sàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chẩn đoán và
điều trị, vì vậy một hệ thống thông tin tốt là hệ thống hạn chế được tối đa
những sai sót không đáng có do nhập liệu bằng tay. Ngày nay các thiết bị y tế
hiện đại phục vụ công tác chẩn đoán đều đã có những giải pháp để hạn chế tối đa
các sai sót. Các máy chẩn đoán hình ảnh hỗ trợ chuẩn DICOM, các máy xét nghiệm
cung cấp các giao tiếp giúp các phần mềm khác kết nối trực tiếp để nhận kết
quả. Vì vậy bạn cần tìm hiểu xem hệ thống thông tin đó hỗ trợ tự động hóa tới
đâu trong việc ghi nhận kết quả khảo sát cận lâm sàng.
Toa thuốc điện tử
Chức năng này cần phải đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ nhập liệu nhanh và đầy đủ
thông tin cho bác sĩ dễ dàng tư vấn cho bệnh nhân. Các thông tin cần có như dị
ứng thuốc, số lượng thuốc trong kho, giá bán...
Quản lý lịch hẹn
Lịch hẹn cũng là chức năng khá quan trọng, nó giúp phòng khám sắp xếp lịch làm
việc của các bác sĩ một cách khoa học, giúp phòng khám phục vụ khách hàng của
mình tốt hơn. Chức năng này nên giúp người ghi nhận cuộc hẹn (tiếp tân) dễ dàng
bao quát lịch làm việc của các bác sĩ để không gây trùng lặp, giúp bác sĩ theo
dõi lịch hẹn hàng ngày của mình để chuẩn bị tốt hơn.
Quản lý kho thuốc, nhà thuốc
Chức năng quản lý kho thuốc nên cho phép bạn theo dõi được các giao dịch xuất
nhập, tồn kho, hạn sử dụng của từng lô thuốc…
Chức năng quản lý nhà thuốc nên cho phép bạn thực hiện việc bán thuốc cho cả
bệnh nhân có đơn thuốc chỉ định của bác sĩ trên hệ thống và các khách lẻ bên
ngoài.
Khám gói (khám sức
khỏe
cho các công ty), khám
bảo
hiểm
Nếu phòng khám của bạn có thực hiện việc khám gói, hay khám bảo hiểm thì chức
năng này là không thể thiếu. Nó sẽ giúp bạn vận hành tốt quy trình khám gói,
khám bảo hiểm. Chức năng này cần phải tự động kiểm soát quy trình khám gói,
khám bảo hiểm, thực hiện việc tính toán công nợ, kết xuất các báo cáo theo yêu
cầu của khách hàng…
Quản lý quy trình
thực
hiện
dịch
vụ
Bạn nên tìm hiểu xem hệ thống đó có đảm bảo thực hiện được các công việc sau
hay không?
·
Tự
kiểm soát quy trình khám chữa bệnh đã định trước.
·
Thông
tin bệnh án phải được lưu thông giữa các phòng ban.
·
Cho
phép bạn theo giõi tiến độ thực hiện dịch vụ của bất cứ bệnh nhân nào.
Thống kê báo
cáo
Bạn nên tìm hiểu thật kỹ công cụ thống kê báo cáo của phần mềm, xem xét độ chi
tiết, các thông tin mà công cụ này có thể cung cấp, nó có đáp ứng đủ nhu cầu
thống kê báo cáo của bạn hay không. Công cụ này nên giúp bạn nắm bắt được tình
trạng hoạt động của phòng khám từ đó bạn có thể hoạch định được chiến lược cho
phòng khám của bạn. Ngoài ra nó cũng là một công cụ để bạn kiểm soát được nguồn
thu từ phòng khám, thực hiện việc chấm công...
Ngoài các chức năng cơ bản kể trên bạn cũng nên xem xét tới các chức năng khác
của giải pháp để chọn được cho mình một giải pháp tốt nhất.
Phần mềm
hỗ
trợ
chuẩn
DICOM tới đâu?
DICOM là một chuẩn lưu trữ, xử lý, in ấn ảnh số từ các thiết bị chẩn đoán hình
ảnh như máy siêu âm, x-quang, MRI, CT… được NEMA ban hành. Vì rất nhiều ưu điểm
vượt trội của DICOM mà nó được chấp nhận rộng rãi ở các cơ sở y tế phương tây,
đặc biệt là hệ thống y tế Hoa Kỳ. Bộ y tế Việt Nam cũng yêu cầu các hệ thống
CNTT phải hỗ trợ chuẩn này.
Bạn nên tìm hiểu xem phần mềm có hỗ trợ chuẩn DICOM không? Nếu có thì hỗ trợ
tới đâu? Để nói đầy đủ về DICOM thì rất mất thời gian nên đơn giản nhất bạn hãy
đặt ra các câu hỏi như sau với nhà cung cấp phần mềm:
·
Hệ
thống của bạn có hoạt động như một PACS (Picture Archiving Communication
System) hay ko? PACS cho phép các máy chẩn đoán hình ảnh kết nối và làm việc
qua giao thức DICOM (kết nối qua cổng LAN, không phải kết nối qua video capture
card).
·
Hệ
thống của bạn có cho phép máy khảo sát hình ảnh tải Worklist (danh sách các chỉ
định kèm thông tin bệnh nhân) về hay không?
·
Hệ
thống của bạn có tự động lưu hình ảnh gửi về từ máy khảo sát
vào hồ sơ điện tử của bệnh nhân không?
Nếu các câu trả lời cho các câu hỏi trên đều là CÓ, nghĩa là hệ thống đó đã hỗ
trợ tương đối đủ để bạn sử dụng rồi. Ngược lại bạn nên nghi ngờ về tính năng
này của hệ thống đó. Ở trên tôi nhấn mạnh chữ tự động là vì
một số hệ thống được báo là hỗ trợ DICOM nhưng thực ra không hiện thực PACS bên
trong server của hệ thống mà sử dụng 1 phần mềm thứ 3, việc này làm cho quá
trình lưu giữ file hình ảnh trở nên phức tạp hơn, dễ nhầm lẫn hơn, tất nhiên là
không có tự động. Một số hệ thống khác thì cũng báo là hỗ trợ DICOM nhưng thực
chất chỉ hỗ trợ việc hiển thị file DICOM chứ không có khả năng cho các máy khảo
sát hình ảnh kết nối vào làm việc theo chuẩn DICOM.
Ngoài ra nếu PK của bạn có trang bị máy in FILM DICOM thì bạn cũng có thể đặt
câu hỏi về tính năng in DICOM. Nếu bạn có ý định lưu các file hình ảnh DICOM ra
đĩa hoặc USB để trả cho bệnh nhân, hoặc đưa cho các bác sĩ cùng hội chẩn thì
bạn cũng phải hỏi về tính năng lưu file DICOM lên thiết bị lưu trữ bên ngoài.
Phần mềm
có hỗ
trợ kết
nối
trực
tiếp
2 chiều
với
phòng xét nghiệm không?
Việc kết nối trực tiếp với phòng xét nghiệm (phòng xét nghiệm của bạn) hoặc
phòng xét nghiệm đối tác của bạn giúp tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót
do nhập liệu bằng tay.
Kết nối 2 chiều tức là hệ thống cho phép bạn gửi các chỉ định xét nghiệm trực
tiếp qua phòng xét nghiệm và tự động nhận kết quả trả về khi xét nghiệm được
thực hiện xong.
Phần mềm
hỗ
trợ
paperless tới đâu?
Một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống quản lý thông tin phòng khám là
giúp bạn loại bỏ tất cả các giấy tờ, giảm không gian lưu trữ hồ sơ giấy, giảm
chi phí quản lý hồ sơ giấy, tăng khả năng truy xuất dữ liệu khi cần. Do đó bạn
cần tìm hiểu xem hệ thống đó có cần phải in ra các giấy tờ gì hay không? Càng
nhiều giấy tờ cần được in ra thì chứng tỏ hệ thống đó được hiện thực chưa tốt
lắm theo tiêu chí paperless, có thể cần phải quản lý thêm nhiều thứ bằng quy
trình bên ngoài.
Phần mềm
có hỗ
trợ
EMR (hồ sơ y
tế điện tử)
không?
Bạn nên lưu ý rằng không phải tất cả các hệ thống quản lý thông tin phòng khám
đều hỗ trợ EMR. Nhiều hệ thống chỉ hỗ trợ bạn việc quản lý quy trình, quản lý
chi phí khám chữa bệnh, hỗ trợ cho cho đơn thuốc, quản lý lịch hẹn, quản lý vật
tư y tế…
Bạn có thể tham khảo thêm thông tin quy định của bệnh án điện tử và hồ sơ y tế
điện tử trong thông tư hướng dẫn triển khai hệ thống thông tin của bộ y tế ban
hành.
Phần mềm
hỗ
trợ
sao lưu
và phục
hồi
như
thế nào?
Trong hệ thống thông tin quản lý phòng khám thì dữ liệu là phần quan trọng
nhất, phần mềm nên đưa ra được nhiều phương pháp để sao lưu toàn bộ dữ liệu,
phục hồi ngay lập tức khi cần. Bạn nên hỏi nhà cung cấp hệ thống đó cung cấp
những phương án sao lưu nào? Sao lưu tự động hay sao lưu bằng tay? Các giải
pháp sao lưu đó có giúp bạn vượt qua được hỏa hoạn, thiên tai hay không? Phương
án sao lưu tốt nhất có thể giúp bạn lấy lại dữ liệu ngay cả trong trường hợp
thiên tai hay hỏa hoạn.
Phần mềm
có dễ sử dụng
không?
Thường chúng ta chỉ để tâm tìm hiểu về các tính năng của phần mềm mà bỏ qua
khâu thẩm định về tính dễ sử dụng của phần mềm. Một phần mềm dễ sử dụng giúp
bạn tiết kiệm được chi phí đào tạo, không mất nhiều thời gian khi đưa vào ứng
dụng, và tránh giảm hiệu suất làm việc do sự khó khăn trong việc sử dụng phần
mềm gây ra.
Bạn nên xem xét xem giao diện phần mềm đó như thế nào? Đơn giản, gọn gàng, bố
trí hợp lý hay không? Có mất quá nhiều thao tác không cần thiết khi làm một
việc gì đó hay không? Một phần mềm có giao diện đẹp, đơn giản, gọn gàng, dễ sử
dụng sẽ cho ta cảm giác thoải mái hơn trong khi làm việc.
Phần mềm
có đi kèm
thêm các bản quyền
phần
mềm
khác hay không?
Đây cũng là một yếu tố chúng ta thường xuyên bỏ qua cho tới khi ký hợp đồng
triển khai. Để đảm bảo chi phí không đội lên quá nhiều, các nhà cung cấp thường
không đề cập tới các loại chi phí bản quyền kèm theo này. Các chi phí này
thường rất lớn:
·
Giấy
phép dùng hệ điều hành Microsoft Server cho máy chủ.
·
Giấy
phép dùng Microsoft SQL Server, Oracle DB…
·
Giấy
phép dùng hệ điều hành Windows cho các máy con.
Khi bạn đề cập tới vấn đề này mà nhận được câu trả lời đại loại là ở Việt Nam
đâu ai mua mấy cái giấy phép này đâu anh, thì bạn nên xem xét về khả năng hợp
tác với nhà cung cấp này, họ đang đẩy rủi ro về phía bạn đấy.
Yêu cầu được
dùng thử
Sau khi nghe giới thiệu, xem demo giải pháp, và đã bỏ thời gian tìm hiểu kỹ về
các tính năng của phần mềm, nếu bạn cảm thấy khá hài lòng về sản phẩm đó thì
hãy yêu cầu bên cung cấp phần mềm cho bạn xài thử trong một khoảng thời gian.
Thông thường các nhà cung cấp phần mềm sẽ cho phép bạn xài thử từ 2 tuần tới 1
tháng. 2 tuần là quá đủ để bạn trải nghiệm, đánh giá chính xác các nhận định
của bạn có được trong quá trình tìm hiểu sản phẩm. Một nhà cung cấp giải pháp
tốt không những cho phép bạn sử dụng thử sản phẩm mà còn sẵn sàng mời bạn tới
tham quan tìm hiểu giải pháp từ các khách hàng hiện có của họ.
Phần mềm
có tuân thủ các yêu cầu
của
bộ y
tế
không?
Bộ y tế cũng đã ban hành các văn bản dự thảo luật CNTT cho y tế, và yêu cầu một
hệ thống quản lý thông tin phải tuân theo. Bạn có thể tham khảo dự thảo tại
website của bộ y tế. Bạn nên chọn cho mình hệ thống nào đáp ứng được các yêu
cầu của bộ y tế để hạn chế tối đa chi phí nâng cấp phát sinh sau này.
Bạn có thể tải dự thảo thông tư CNTT cho lĩnh vực y tế tại website của bộ y
tế THÔNG TƯ CNTT
2. Yêu cầu
phần
cứng
Những thiết bị nào cần thiết để triển khai phần mềm?
Ngoài các tính năng của phần mềm bạn đã tìm hiểu ở trên, bạn cũng cần phải quan
tâm phòng khám của bạn cần trang bị những thiết bị máy móc gì để có thể chạy
phần mềm được. Các máy móc thiết bị thường là:
·
1 máy
chủ và nhiều máy tính cá nhân làm máy trạm.
·
Máy
in, máy đọc mã vạch, video capture (trong trường hợp hệ thống không hỗ trợ
DICOM).
Công ty giải pháp phần mềm có thể cung cấp luôn giải pháp phần cứng?
Nếu công ty phần mềm đó có thể cung cấp luôn cho bạn các giải pháp phần cứng và
mạng thì quá tốt.
3. Khả năng
hỗ trợ kỹ thuật
Công ty phần mềm cung cấp những gói hỗ trợ kỹ thuật nào? Giá cả? Khả năng phản
ứng khi có sự cố?
Đây cũng là 1 vấn đề khá quan trọng khi bạn quyết định mua bất kỳ một hệ thống
quản lý thông tin nào. Các công ty cung cấp phần mềm thường cung cấp các gói hỗ
trợ như qua điện thoại, trực tuyến, hỗ trợ tận nơi. Ngoài ra bạn cũng nên xem
xét tốc độ phản ứng nhanh của đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Thường khoảng thời gian
phản ứng thường là từ 15 phút tới 24h. Nếu tại phòng khám của bạn có sẵn một
đội ngũ IT hỗ trợ thì khoảng thời gian từ 12h tới 24h là chấp nhận được. Ngược
lại bạn cần đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật từ công ty cung cấp phần mềm phản ứng nhanh
hơn để đảm bảo hệ thống được khôi phục sớm nhất có thể -> hạn chế thiệt hại
cho bạn.
4. Khả năng
đáp ứng các nhu cầu của
tương lai
Phòng khám của bạn chắc chắn sẽ phát triển, chiến lược kinh doanh của bạn cũng
có thể sẽ thay đổi và rất nhiều thứ khác nữa sẽ thay đổi vì vậy bạn cũng cần
phải quan tâm đến khả năng đáp ứng với các thay đổi này trong tương lai. Vì vậy
bạn cần đặt câu hỏi “Khả năng mở rộng của phần mềm?” Thực ra rất khó có thể
kiểm chứng được câu trả lời cho vấn đề này. Khả năng mở rộng của phần mềm phụ
thuộc vào khả năng và tầm nhìn của người thiết kế kiến trúc hệ thống. Nếu kiến
trúc hệ thống bên dưới được thiết kế cho việc sẵn sàng được mở rộng thì khả
năng nâng cấp, mở rộng là rất cao.
Phần mềm được cập nhật như thế nào? Bao lâu sẽ được cập nhật? Chi phí cập nhật?
Ai chịu trách nhiệm đào tạo sau khi cập nhật?
Công nghệ trên thế giới thay đổi rất nhanh, và đặc biệt ở Việt Nam có nhiều thứ
còn thay đổi nhanh hơn các công nghệ đó là các quy định, các thông tư... Vì vậy
hệ thống của bạn cũng cần thường xuyên cập nhật để phù hợp với những thay đổi
này.
5. Mức độ
tin cậy của công ty cung cấp sản
phẩm tới đâu?
Bạn hãy bỏ ít thời gian để tìm hiểu về công ty cung cấp sản phẩm, họ đã cung
cấp sản phẩm cho những khách hàng nào? Bạn hãy mạnh dạn đề nghị họ cho bạn gặp
khách hàng của họ, nếu họ sẵn sàng ngay tức là họ rất tự tin về sản phẩm của
họ. Còn ngược lại nếu họ tìm cách né tránh vấn đề này, bạn có quyền nghi ngờ về
những gì họ nói.
6. Giá mua phần mềm
Hiện tại trên thị trường có các sản phẩm với nhiều chức năng tương tự nhau và
được chào từ 1 triệu cho tới cả gần 1 tỷ đồng? Rẻ nhất chưa hẳn đã là tệ nhất,
đắt nhất chưa hẳn đã là tốt nhất nhưng câu “Tiền nào của nấy” vẫn luôn có giá
trị. Giá rẻ hơn thì cũng hấp dẫn thật đấy, nhưng có thể hệ thống đó sẽ không
cung cấp cho bạn được những tính năng mà bạn cần như EMR, kết nối máy xét
nghiệm, kết nối máy chẩn đoán hình ảnh, DICOM… Và đặc biệt là khả năng mở rộng
để phù hợp với sự phát triển của phòng khám bạn trong tương lai.
Bạn hãy xem xét thật kỹ lưỡng tất cả những yếu tố tôi đã nêu phía trên để đánh
giá và lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp nhất với phòng khám của mình và
với khả năng tài chính của mình
(Sưu tầm)
